Anmodning om aktindsigt i videnskabsministerens kalender i perioden 2001-2008

John Strand
Strand Consult

Anmodning om aktindsigt i videnskabsministerens kalender for perioden 2001-2008

Med e-mail af 25. november 2008 har De anmodet om aktindsigt i videnskabsminister Helge Sanders kalender vedrørende oplysninger om møder, som ministeren har haft med direktører fra telebranchen i den samlede ministerperiode fra 2001 til tidspunktet for anmodningen den 25. november 2008, herunder hvornår disse møder har fundet sted, og hvem der har deltaget i møderne.

I en telefonsamtale den 25. november 2008 mellem Dem og en repræsentant fra ministeriet oplyste De, at Deres formål med aktindsigten var at afdække videnskabsministerens mødeaktivitet med telebranchens parter i den periode, som anmodningen dækker.

Aktindsigt i oplysninger i ministerens kalender

Det skal indledningsvis oplyses, at Videnskabsministeriet har foretaget en nøje gennemgang af ministerens kalender for den pågældende periode på godt 7 år. Denne gennemgang viser, at de specifikke aftaler med telebranchens parter, der fremgår af noteringerne i ministerens kalender, og som dermed omfattes af Deres anmodning om aktindsigt, overvejende vedrører aftaler om bilaterale møder mellem ministeren og brancherepræsentanterne.

De bilaterale møder udgør en mindre del af ministerens kontakt med telebranchens repræsentanter, idet den overvejende del af kontakten sker i forbindelse med andre – herunder bredere – aktiviteter, som dermed er angivet i ministerens kalender under andre eller mere overordnede formål.

Resultatet af ministeriets gennemgang har med andre ord vist, at de oplysninger, der opfylder Deres anmodning om aktindsigt, ikke samtidig opfylder Deres formål om at give et retvisende billede af ministerens mødeaktivitet med telebranchens parter.

Ministeriet skal derfor i supplement til meddelelsen af den aktindsigt, De har anmodet om, for helhedens skyld oplyse, at videnskabsministerens kommunikation med branchen, herunder branchens muligheder for at fremføre konkrete synspunkter, blandt andet gennemføres i følgende forbindelser:

1. Ved kalendersatte aftaler med konkrete repræsentanter for telebranchen, enten ved en ministermodtagelse af de pågældende repræsentanter eller i form af, at ministeren aflægger de pågældende et besøg.
2. Ved konferencer og andre større møder samt ved særlige arrangementer så som "Forskningens Døgn", "Konferencer om vidensudvikling" o.lign., hvor ministeren naturligt møder og taler med de tilstedeværende repræsentanter, eksempelvis for teleindustrien.
3. I forbindelse med talrige møder i ministernedsatte rådgivende udvalg som f.eks. "IKT-Rådet".
4. Ved telefoniske drøftelser, der ikke noteres i ministerens kalender.
5. I forbindelse med udlandsrejser, f.eks. til Indien (2004), til Israel (2007), til Beijing/Shanghai (2007), hvor repræsentanter fra blandt andet telebranchen indgik i de medfølgende erhvervsdelegationer, og som ministeren dermed undervejs har haft lejlighed til at tale med. Ligeledes har ministeren eksempelvis på en rejse til Brasilien (2008) benyttet anledningen til at mødes med repræsentanter for danske IT- og teleinteresser i Brasilien.
6. I forbindelse med Videnskabsministeriets høringer af branchen, herunder f.eks. høringer over faglige rapporter og lovforslag, og ministerens efterfølgende resolvering på det fremførte.

Endelig skal det også for helhedens skyld oplyses, at ministerens bilaterale møder med repræsentanter for telebranchen især har været omfattende i starten af ministerperioden. Det skyldes behovet for som ny minister at sætte sig ind i og skabe kontakter til telebranchen.

Efterhånden som ministerens netværk i telebranchen er blevet udviklet, har ministerens drøftelser med repræsentanterne for teleindustrien – i overensstemmelse med de nutidige kutymer i branchen og i samfundet i øvrigt – i stigende grad fundet sted som networking ved de ovenfor anførte øvrige lejligheder.

Sagens omstændigheder i øvrigt

Under Deres telefonsamtale med en medarbejder fra ministeriet den 25. november 2008 præciseredes det i øvrigt, at Deres anmodning vedrører følgende:

• Aktindsigt i oplysninger fra videnskabsministerens kalender om alle aftaler om møder mellem videnskabsministeren og direktører i såvel nationale som internationale teleselskaber i perioden fra ministerens tiltrædelse i 2001 til den 25. november 2008.
  
• Oplysninger om, hvem der deltog i de pågældende møder.

Dette bekræftedes i en e-mail af samme dato fra ministeriet til Dem.

Med e-mail af 18. december 2008 meddelte Videnskabsministeriet Dem, at afgørelse om Deres anmodning forventedes truffet i løbet af uge 3, 2009. Samtidig beklagedes, at ministeriet ikke var vendt til bage til Dem i løbet af uge 50, 2008, hvilket beroede på en misforståelse i ministeriets interne kommunikation. Med e-mail af samme dato udbad De Dem en forklaring på det estimerede tidsforbrug.

Videnskabsministeriet oplyste med e-mail af 20. december 2008 blandt andet, at en gennemgang af ministerens kalender for den pågældende periode kræver, at ministeriet identificerer møder med repræsentanter fra telebranchen, som ministeren direkte har aftalt med disse repræsentanter. Herudover søger ministeriet at identificere møder og andre sammenkomster, som har fundet sted i andre eller bredere relevante fora, hvor ministeren tillige er mødtes og har haft drøftelser med de pågældende repræsentanter.

Det er nødvendigt at inddrage Videnskabsministeriets ministersekretariat i denne del af sagens behandling. Ministersekretariatet er en af ministeriets arbejdsmæssigt mest belastede enheder, hvor der til stadighed må prioriteres mellem de hastende sager, herunder lovgivningsarbejdet. Tidshorisonten for sagens videre behandling var anslået ud fra disse præmisser.

Med e-mail til Videnskabsministeriet af samme dato kvitterede De for modtagelsen af ministeriets e-mail.

Videnskabsministeriets vurdering

Videnskabsministeriet har identificeret de oplysninger i videnskabsministerens kalender, som De har anmodet om aktindsigt i, og har med udgangspunkt i reglerne i lov om offentlighed i forvaltningen (offentlighedsloven) vurderet Deres anmodning om aktindsigt i forhold til oplysningerne. I den forbindelse præciseres det, at ministeriet har forstået Deres anmodning således, at De ønsker oplyst navnene på de eksterne deltagere i mødet og ikke på interne deltagere fra Videnskabsministeriet. Ligeledes skal det for god ordens skyld oplyses, at alene de konferencer, hvor videnskabsministeren har været programsat som taler, er medtaget fra kalenderen.

I forbindelse med Videnskabsministeriets behandling af sagen har ministeriet vurderet, at videnskabsministerens kalender er et internt arbejdsdokument, der som udgangspunkt er undtaget fra retten til aktindsigt i medfør af reglen i offentlighedslovens § 7, nr. 1. Oplysninger om faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagsforholdet, vil imidlertid skulle udleveres efter offentlighedslovens § 11, stk. 1. Efter Videnskabsministeriets vurdering har de af nærværende sag omfattede oplysninger karakter af sådanne oplysninger om faktiske omstændigheder af betydning for sagsforholdet.

Videnskabsministeriet har herefter vurderet, at der kan gives aktindsigt i oplysningerne. Oplysningerne fremgår af vedlagte ekstraherede oversigt over de omfattede oplysninger fra ministerens kalender.

De er velkommen til at rette eventuelle spørgsmål til ovenstående til kontorchef for ministersekretariatet Jette Søgren Nielsen på tlf. 33 92 97 38.

Med venlig hilsen

Marianne Jøker Thorsen
Chefkonsulent

Videnskabsministerens kalender 2002-2008

Oplysninger om aftaler m.v. med repræsentanter for telebranchen i perioden